13 menestyneintä ajanhallintastrategiaa
OPTAD-VIDEO
Lähde: pexels.com
Suurin osa meistä on sitä mieltä, ettei tunnu olevan tarpeeksi tuntia päivässä. Ei ole väliä mitä ammattisi on, melkein kaikilla on vaikeuksia kaiken tekemiseen.
Mutta usein ongelma ei ole siinä, että ei ole tarpeeksi tunteja kaiken tekemiseen, mutta sitä aikaa ei sen sijaan hoideta viisaasti. Viivyttely, tehoton tehtäväluettelo, järjestäytymättömyys ja jatkuvat häiriötekijät vaikuttavat siihen, miksi emme saa asioita aikaan.
Tehtäväluetteloiden täydentämiseksi päivittäin on hyvä toteuttaa ajanhallintastrategioita, jotka auttavat sinua hallitsemaan aikaa viisaammin. Näiden strategioiden toteuttaminen auttaa sinua löytämään tapoja saada enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa, mikä vapauttaa sinut hauskoihin ja kiinnostaviin aktiviteetteihin, kun työ on valmis.
Menestyneet ihmiset käyttävät näitä strategioita. Jotkut strategioista ovat tottumuksia, joiden rakentaminen vie aikaa. Mutta jos jatkat, huomaat, että sinulla on enemmän kuin tarpeeksi tuntia päivässä saavuttaa haluamasi.
Rutinointi
Sairaanhoitajat ovat epäilemättä yksi tehokkaimmista ammattilaisista, jotka käyttävät aikaa viisaasti. Sellaisena sairaanhoitajat tekivät tutkimuksen viittaamalla ajanhallintastrategioihin, joita he käyttävät hoitamaan kaikkia potilaitaan. Tutkimuksessa todettiin, että heidän onnistuneesti käyttämänsä aikahallintatekniikka on rutinointi.
Jokainen voi oppia tästä tutkimuksesta. Rutiinin saaminen tekee tehtävistä lähes automatisoituja. Kun teet samoja tehtäviä joka päivä samaan aikaan, se rakentaa ennustettavuuden ja organisaation aikatauluusi. Voit tehdä melkein mistä tahansa rutiiniksi. Sinulla voi olla rutiini sähköpostin ja viestien tarkistamiseen tiettyinä aikoina koko päivän ajan tai rutiini tiettyjen tehtävien suorittamiseen tietyinä päivinä.
Prioriteetti
Samassa sairaanhoitajia koskevassa tutkimuksessa todettiin myös, että priorisointi on erittäin tärkeä ajanhallintastrategia. Tärkeimpien tai vaikeimpien tehtävien tekeminen tekee ensin todennäköisemmäksi, että saat kaiken valmiiksi luettelossasi.
Kun käsittelet ensin tärkeitä ja vaikeita tehtäviä, voit keskittyä niihin kokonaan, jotta saat ne valmiiksi. Sinulla on jäljellä vain pieniä tehtäviä, jotka voidaan helposti koputtaa yksi toisensa jälkeen. Tämä on paljon tehokkaampi tapa käyttää aikaa kuin tehdä tehtäviä epäjärjestyksekkäästi.
Henkilökohtaisen ajan jakaminen uudelleen
Lähde: rawpixel.com
Toinen tutkimus tehtiin tutkiakseen kuinka kotona työskentelevät työntekijät käyttävät aikaa. Tämä on tärkeä ero, koska kotityöntekijät tasapainottavat kotielämää ja työelämää samassa ympäristössä samaan aikaan. Ajanhallintastrategiat, joita he käyttävät, voivat opettaa meitä käyttämään aikamme paremmin myös häiriötekijöiden keskellä.
Tutkimuksessa todettiin, että menestyvien kotipalvelujen työntekijöiden käyttämä aikahallintastrategia oli henkilökohtaisen ajan jakaminen uudelleen. Pohjimmiltaan sinun on jaettava henkilökohtainen aika koko päivän ajan ja ajoitettava se päivittäiseen rutiiniin. Henkilökohtaisen ajan pitäminen koko päivän pitää sinut keskittyneenä ja seurassa muiden tehtävien suorittamiseksi ajoissa.
Tehokkaat tehtävälistat
Tehokkaat tehtävälistat ovat äärimmäisen tärkeitä ajanhallinnassa. Ei riitä, että teet vain luettelon suoritettavista tehtävistä. Jos luet jokaisen kuviteltavissa olevan tehtävän luettelosta, siitä tulee järjestäytymätön ja ylivoimainen. Käytä sen sijaan useita luetteloita ja järjestä ne.
Luo joka aamu luettelo tehtävistä, jotka sinun on suoritettava päivälle. Älä sisällytä pieniä rutiinitehtäviä, koska niistä tulisi huolehtia rutinointistrategiassasi. Voit myös luoda erillisen luettelon tehtävistä, jotka on tehtävä pitkällä aikavälillä tai vähän päivittäin, mikä ei ole osa normaalia rutiiniasi. Priorisoi luettelo niin, että tärkeimmät ja vaikeimmat tehtävät ovat kärjessä.
Minimoi häiriötekijät
Häiriöiden minimointi on yksi tärkeimmistä ja helpoimmista ajanhallintastrategioista. Häiriöt ovat suuria ajanhukkaa. Jotkut yleisimmistä häiriötekijöistä ovat sähköposti, sosiaalinen media, puhelut ja muut tekniikka-ilmoitukset.
Parasta, mitä voit tehdä häiriötekijöiden minimoimiseksi, on laittaa puhelin hiljaiseksi ja sammuttaa kaikki puhelimen, tabletin ja tietokoneen ilmoitukset, kun työskentelet tehtävän parissa. Nämä häiriötekijät on helppo poistaa, ja huomaat, että suoritat tehtävät paljon nopeammin.
Poista monitoiminen
Monet ihmiset ajattelevat, että he tekevät enemmän, kun he suorittavat monia tehtäviä, mutta tosiasia on, että todellinen moniajo on mahdotonta ihmismielelle. Mielesi tarvitsee purkamis- ja lopetusaikaa joka kerta, kun aloitat tai lopetat tehtävän. Kun pomppit jatkuvasti useiden tehtävien välillä, mielesi viettää paljon aikaa sopeutumiseen.
Monitoimisen sijasta käsittele tehtäväluetteloa yksi kohde kerrallaan. Keskittämällä kaikki huomionne yhteen tehtävään voit suorittaa sen ja siirtyä eteenpäin paljon nopeammin. Huomaat, että saat paljon enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa poistamalla monitehtävät.
Hyödynnä tekniikkaa
Käytä tekniikkaa pitämään itsesi järjestyksessä ja tehtävissäsi. Siellä on paljon erilaisia sovelluksia joko ladattavaksi tai käytettäväksi verkossa, mukaan lukien älypuhelimen tai tabletin sovellukset. Nämä sovellukset on suunniteltu ajanhallintaan. Ne auttavat sinua luomaan ja hallinnoimaan tehokkaita tehtäväluetteloita ja auttamaan sinua priorisoimaan ne.
Lähde: pixabay.com
Hanki ja pysy järjestyksessä
Jos olet järjestäytynyt, tuhlaat paljon aikaa vain yrittäessäsi valmistautua tehtävän suorittamiseen. Kun olet täysin organisoitunut, tiedät missä kaikki on mitä tarvitset. Sinulla on tarvitsemasi asiat tärkeimpiin tai rutiininomaisiin tehtäviin aivan käden ulottuvilla.
Kun pääset järjestäytymään ja pysyt järjestyksessä, menetät aikaa yrittäessäsi löytää etsimäsi tai saada asiat paikalleen pystyäksesi aloittamaan tehtävän. Organisaatiomenetelmiä on paljon. Valitse menetelmä, joka toimii parhaiten sinulle. Ei ole väliä onko se sopiva jollekin muulle, kunhan se toimii sinulle.
Valtuuskunta
Yksi vaikeimmin hyväksyttävistä asioista, kun yrität saada kaiken tehtäväluetteloon, on se, että joskus yksi henkilö ei vain pysty tekemään kaikkea. Ja on todennäköistä, että tehtäväluettelossasi on melko vähän tehtäviä, joita sinun ei tarvitse tehdä henkilökohtaisesti, kunhan ne tehdään.
Delegointi on hieno ajanhallintastrategia, jota lähes kaikki voivat käyttää, vaikka et olisikaan hallinnassa. Jos työskentelet tiimiympäristössä ja huomaat, että jollakin on aikaa, jota sinulla ei ole, pyydä häntä ottamaan pari pienempää tehtävää levyltäsi. Voit myös vapauttaa henkilökohtaista aikaa siirtämällä pieniä tehtäviä muille perheenjäsenillesi tai lapsillesi.
Tavoitteiden asettaminen
Tavoitteiden asettaminen on erittäin tärkeää ajanhallinnassa. Kun sinulla on luettelo tehtävistä, jotka on suoritettava ilman selkeää tavoitetta, on vaikea priorisoida ja työskennellä tehokkaasti luettelon läpi. On myös vaikea varmistaa, että muistat kaiken tarvittavan, ellei sinulla ole selkeää tavoitetta.
Lähde: rawpixel.com
Muista, että tavoitteiden tulee olla SMART:Serityinen,Mpurettava,TOsaavutettavissa,Realistinen jaTime herkkä. Sinulla pitäisi olla tavoitteita suuremmille projekteille, mutta myös jokaiselle päivälle, viikolle tai kuukaudelle. Mitä selvemmät tavoitteet sinulla on, sitä paremmin pystyt hallitsemaan aika- ja tehtäväluetteloitasi.
Päivittäinen ja viikoittainen aikataulu
Älä pelkää käyttää päivä- ja viikkokalentereitasi ajastamaan aikaasi. Varsinkin kun alat yrittää saada aikaan käsityksen ajanhallintastrategioista, voi olla hyödyllistä suunnitella päiväsi jokainen osa. Ajanhallinnan myötä saatat pystyä aloittamaan vain kokousten tai tärkeiden puhelujen asettamisen kalenteriin.
2:n henkinen merkitys
Analysoi kuinka vietät aikaa
Aikahallintastrategioiden toteuttamisen aloittamisen yhteydessä on erittäin tärkeää analysoida ajanviettosi. Ota tietoisesti huomioon, kuinka aikaasi vietetään koko päivän ajan tyypillisenä päivänä. Oletko hajamielinen? Mikä estää sinua tekemästä asioita? Katso tarkasti tapojasi ja katso, mitä on poistettava tai parannettava.
Saada apua
Kun analysoit ajanviettosi, saatat huomata, että menetät aikaa asioihin, jotka näennäisesti eivät ole sinun hallinnassasi. Saatat huomata olevasi halvaantunut ahdistuksesta, tekemättä mitään pitkään aikaan. Tai et voi keskittyä huomiosi pitkään aikaan.
Lähde: pexels.com
Kaikki tämä saattaa viitata siihen, että ammattitaitoista apua voidaan tarvita. Jos sinulla on vakavia ongelmia keskittymisessä tai keskittymisessä, harkitse lisensoidun mielenterveysalan ammattilaisen apua. Terapeutti voi auttaa sinua tunnistamaan ongelmat ja opettamaan sinua selviytymään niistä.
Jaa Ystäviesi Kanssa:
