Ajanhallintamatriisi: Ajan paras käyttö

'Suunnitelmat eivät ole mitään; suunnittelu on kaikki. ' - Presidentti Dwight D. Eisenhower

Lähde: rawpixel.com

Saat 24 tuntia päivässä, ja asiantuntijat sanovat, että sinun pitäisi viettää heistä kahdeksan nukkumiseen. Tämä jättää 16 täyttä tuntia, jotta kaikki tehtävät tehdään. Joten miksi näyttää aina siltä, ​​ettei päivässä ole KOSKAAN tarpeeksi tunteja? Vastaus ongelmaan on siinä, kuinka hoidat aikaa. Yksi kokeiltu ja todistettu, mutta yksinkertainen strategia, jota voit käyttää, on ajanhallintamatriisi. Se on suunniteltu auttamaan sinua priorisoimaan vastuusi, jotta voit selviytyä kaikista niistä mahdollisimman pienellä stressillä.

Ajanhallintamatriisi ei kuitenkaan ole maaginen painike. Se ei lisää päiväsi päivään enempää tai antaa sinulle yli-inhimillistä nopeutta työsi loppuun saattamiseen varaosalla. Se ei myöskään aseta kaikkia muita transsiin, kun vietät aikaa työskennellessäsi ilman häiriöitä - se ei ole sellainen matriisi! Hienoa siinä on, että se voi toimia kaikille, mutta on tiettyjä asenteita ja taitoja, jotka sinun on kehitettävä varmistaaksemme, että se toimii sinulle.

Aloitamme selittämällä, miten matriisi itse ja sen yhteys Yhdysvaltain 34. presidenttiin. Seuraamme korostamalla matriisin etuja ja antamalla sinulle muutamia hyödyllisiä ohjeita siitä, miten matriisia voidaan hyödyntää parhaiten tehtäväluettelosi saamiseksi!

Mikä on ajanhallintamatriisi?

Lähde: pixabay.com

Ajanhallintamatriisia kutsutaan usein nimellä 'Eisenhower Matrix', 'Eisenhower Box' tai 'Eisenhower Decision Matrix. Tämä johtuu siitä, että presidentti Dwight 'Ike' Eisenhower (1890 - 1969) hyvitetään sen luomisesta ja sanotaan käyttäneen sitä presidenttikautensa aikana. Toinen matriisin suosimiseen liittyvä nimi on Stephen Covey (1932-2012). Hän oli kouluttaja, kirjailija ja liikemies, joka inspiroi muita ajatuksillaan tehokkuudesta ja johtamisesta. Covey keskustelee Eisenhower-matriisin hyödyllisyydestä kirjassaan '' Tehokkaiden ihmisten 7 tapaa ''.

Eisenhower-matriisi on neliö, joka on jaettu neljään neljännekseen tai pienempään neliöön (kaksi ylhäällä ja kaksi alareunassa). Se käyttää neljää tarraa: Tärkeää, Ei tärkeä, Kiireellinen ja Ei kiireellinen. Jokaisen kvadrantin päällekkäiset tarrat johtavat seuraavaan järjestelyyn.

• Yksi kvadrantti (ylhäällä vasemmalla) - tärkeä ja kiireellinen
• Toinen kvadrantti (oikeassa yläkulmassa) - tärkeä, mutta ei kiireellinen
• Kolmas kvadrantti (vasen alakulma) - kiireellinen, mutta ei tärkeä
• Neljäs kvadrantti (alhaalla oikealla) - Ei kiireellinen eikä tärkeä

Sekoitamme usein, mitä tarkoitetaan 'tärkeillä' ja 'kiireellisillä', ajattelemalla, että ne ovat samat. Ajanhallintamatriisi tekee kuitenkin välttämättömäksi ymmärtää niiden välisen eron. Nämä kaksi sanaa ovat vastuussa matriisin siirtämisestä pelkkään ajanhallintakaavioon, jossa luetellaan vain toiminnot, jotka haluat kattaa tietyllä ajanjaksolla.

Tärkeä: Nämä kohteet ovat välttämättömiä asetetun tavoitteen saavuttamiseksi. Pidän niitä erittäin merkittävinä, joko henkilökohtaisesti tai jollekin, josta välität.

Kiireellinen:Nämä kohteet on tehtävä heti, yleensä siksi, että niiden viivästyttämisellä on välitön vaikutus muihin kohteisiin tai elämäsi alueisiin.

Täydennät matriisin lisäämällä jokaisen tehtävän neljännekseen sen mukaan, mikä BEST sopii siihen. Voit heti nähdä, kuinka ajanhallintamatriisi pakottaa sinut kartoittamaan paitsi mitä sinun on tehtävä, myös miten sinä katsot niitä ajankohtasi osuvuuden ja kysynnän suhteen.

Ensimmäinen kvadrantti: tärkeä ja kiireellinen

muurahainen henkieläin

Tämä Eisenhower Matrix -segmentti sisältää tehtävät, joille olet asettanut korkeimman prioriteetin. Nämä työpaikat ovat niitä, joita ei voida lykätä myöhempää tarvetta varten ja joihin on huolehdittava välittömästi. Tässä oleviin kohteisiin voi sisältyä nopeasti lähestyvä määräaika asiakkaalle tai pomollesi. Toiset voivat olla:

• Lääketieteellinen hätätilanne
• Perhekriisi
• Viime hetken valmistelut tapahtumaa varten

Nämä vastuut ovat yleensä niitä, joita et voi siirtää kenellekään muulle, ja sinun on huolehdittava itsestäsi. Vaikka voit delegoida ne, sinun on valvottava yksityiskohtia niiden valmistumisesta henkilökohtaisesti.

Ihanteellisessa maailmassa, jossa olet jatkuvasti ajan tasalla tehtävistäsi, eikä koskaan ole mitään hätätilanteita, Quadrant One olisi tyhjä! Me kaikki tiedämme kuitenkin, ettei näin ole koskaan. Joten, Quadrant One -tuotteiden ei pitäisi olla enempää kuin kourallinen. Neljännen kvadrantin pitäminen vähintään tapahtuu tekemällä tasaisesti toisen kvadrantin asioita. Näin tehdessäsi on vähemmän stressiä sinulle, jos joudut säätämään matriisia ja vaihtamaan asioita ympäriinsä, koska esiin tulee jotain, joka on etusijalla kaikkeen muuhun nähden.

Lähde: rawpixel.com

Myös liian monta kohdetta ajanhallintamatriisin ensimmäisellä segmentillä voi olla osoitus siitä, että sinulla on liikaa lautasellasi tai olet purrut pois enemmän kuin pystyt pureskelemaan. Tarkasta jokainen Quadrant One -merkintä objektiivisesti hetkellä. On mahdollista, että joidenkin heistä pitäisi olla joko 2. tai 3. kvadrantissa - ei aivan niin tärkeitä tai kiireellisiä kuin alun perin luulit.

Jos Quadrant One on aina täynnä, joudut ehkä joutumaan luopumaan joistakin velvollisuuksistasi varmistaaksesi, että terveydentilasi ja terveellesi mielesi ei pilaa kiireiden ja tärkeiden asioiden vuori.

Toinen kvadrantti: tärkeä, mutta ei kiireellinen

Täällä sijoitat keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä merkittävät kohteet - asiat, joihin voit päättää puuttua vain vähän kerrallaan. Neljäs kvadrantti osoittautuu erittäin hyödylliseksi strategisoinnissa tai tulevaisuuden suunnittelussa. Nämä työpaikat ansaitsevat kohtuullisen osan huomiosta (eli loppujen lopuksi miksi nimität ne tärkeiksi!) Niiden valmistuminen ei kuitenkaan ole kovin kiireellistä. Viime kädessä tavoitteena on, että suurin osa tehtävistänne putoaa toiseen kvadranttiin.

Tämä ajanhallintamatriisin osa voidaan varata toimintoihin, jotka edistävät yleistä hyvinvointiasi - fyysistä, henkistä ja henkistä terveyttäsi. Asiat, kuten liikunta, loma-ajan aikatauluttaminen tai laadukkaan ajan viettäminen perheen ja ystävien kanssa. Muita mahdollisia neljännesalueita ovat:

• Koulutuskurssit
• Ammatillinen kehitys
• Valmistautuminen tapahtumaan
• Uutisten seuranta
• Suunnitteluun käytetty aika

Mahdollisuuksien mukaan vastuiden siirtäminen ja ryhmätyön hyödyntäminen ovat kaksi erittäin hyvää tapaa ratkaista kaksi kvadranttia. Joten on myös aika kiinnittää aika neljänteen kvadranttiinne, vaikka ne eivät olisikaan kiireellisiä. Jos sinulla on tapana lykätä niitä, on olemassa todellinen riski, että nämä esineet siirretään ensimmäiseen kvadranttiin ja stressaavat sinua.

Nopea esimerkki viivästyttää aina ammatillista kehitystä, kunnes huomaat yhtäkkiä, että työsi on nyt linjassa, koska et onnistunut päivittämään pätevyyttäsi ja pysymään ajan tasalla osaamisalueesi kehityksestä. Kaatumiskurssit, pikakorjaukset ja joutuminen vakuuttamaan pomosi siitä, että pidät itse asiassa ammatillista kehitystä tärkeänä ja pyrittävä parantamiseen, vain kuormittaa stressiä.

Kolmas kvadrantti: Kiireellinen, mutta ei tärkeä

Kolmannen kvadrantin kohteet nähdään yleensä häiriöinä tai keskeytyksinä, jotka estävät sinua suorittamasta töitä ensimmäisessä ja toisessa kvadrantissa. Ne tulevat esiin kiireellisyydellä, kuten puhelimesi soitto, mutta ne eivät välttämättä ole tärkeitä. Neljännes Kolme merkintää sisältää:

Lähde: rawpixel.com

• Jotkut kokoukset
• Jotkut puhelut
• Jotkut sähköpostit

Kolmannen kvadrantin täyttäminen on yleensä hankalaa ja ymmärtää, mikä on tärkeää verrattuna kiireelliseen.

Hyvä esimerkki siitä, mitä täällä tapahtuu, on kolmas 3 tunnin osastokokous kuukaudessa, jossa tiedät samat asiat kuin aikaisemmin. Kun se on ohi, kaikki palaavat takaisin normaaliin tapaan. Et pidä kokousta tärkeänä, mutta pomosi varmasti tekee niin, joten oleminensi on kiireellinen asia - et voi lykätä sitä.

Kun on kyse kolmannen kvadrantin kohteista, siirry delegoimaan niistä niin paljon kuin voit. Saatat joutua silti tarkistamaan minkä tahansa lähettämäsi kohteen edistymisen varmistaaksesi, että se tehdään tehokkaasti. Muuten se voi palata sinulle vielä kiireellisemmin kuin alun perin vaati.

Lisäksi valitsemiesi vastuiden ei tarvitse olla varsinaiselle henkilölle. Voit esimerkiksi luottaa puhepostiin soittaessasi joitain puheluita, kun olet taipuvainen ensimmäisen ja toisen kvadrantin tärkeisiin kysymyksiin. Myöhemmin, kun et ole niin miehitetty, voit käydä läpi viestejä saadaksesi selville, mistä ne olivat tekemisissä, ja käsitellä molempia tarpeen mukaan, ehkä palauttamalla puhelu.

Neljäs kvadrantti: Ei kiireellinen eikä tärkeä

Jos täytät ahkerasti Eisenhower-matriisisi kolme ensimmäistä kvadranttia, saatat olla iloisesti yllättynyt siitä, kuinka monta asiaa päätät pudottaa neljänteen kvadranttiin! Nämä asiat ovat yleensä huonoja, tuottamattomia tapoja, jotka eivät ole tärkeitä eivätkä kiireellisiä. Heillä on tapana sotkea päiväsi ja tehdä muuta kuin estää sinua suorittamasta tehtäviä, jotka ovat joko tärkeitä, kiireellisiä tai molempia.

Asioita, kuten säännöllinen kirjautuminen sosiaalisen median tileihin ja:

• Television katselu tuntikausia
• Tavoitteettomasti surffata verkossa
• Puhelinkeskustelut, jotka keskittyvät juoruamiseen

Nämä ajanhukkaa käyttävät usein kiireellisyyden varjossa - esimerkiksi puhelinhälytys puhelimessasi, mutta ne eivät ole koskaan tärkeitä. Niiden sijoittaminen neljännesalueeseen ajanhallintamatriisistasi on ensimmäinen askel vapauttaaksesi itsesi niistä. Aikasi voidaan käyttää paljon paremmin asioihin kolmessa muussa neljänneksessä - asioihin, joiden olet pitänyt olevan tärkeitä tai kiireellisiä.

Ajan löytäminen rentoutumiseen ja rentoutumiseen on tietysti aina tärkeää, ja se voi toisinaan olla kiireellistä. Tavallisten triviaalien ja tuottamattomien harrastusten harjoittaminen on kuitenkin sellainen asia, jonka sinun pitäisi yrittää poistaa päivittäisestä toiminnastasi.

Ajanhallintamatriisi käyttäminen tehokkaasti

Tee se säännöllisesti

Ei ole tiukkaa sääntöä siitä, kuinka usein sinun tulisi kirjoittaa ajanhallintamatriisi. Se riippuu olosuhteista, työmäärästä ja suoritettavien tehtävien luonteesta. Joidenkin mielestä matriisin tarkistaminen ja päivittäminen viikoittain on heille käytännöllistä. Toiset haluavat työskennellä sen kanssa päivittäin, poistaa ja lisätä tehtäviä tarpeen mukaan. Minkä aikavälin valitset, yritä varata tietty aika matriisisi työskentelyyn, koska se auttaa varmistamaan, että se tehdään.

Lähde: pixabay.com

Kirjoita se ylös

Suunnittelussa on aina hyvä tapa kirjoittaa muistiin asioita joko kynällä ja paperilla tai tietokoneellasi, tabletillasi tai puhelimellasi. Itse kirjoittaminen yhdessä luomasi visuaalisen matriisin kanssa auttaa molempia kehittämään ajatusprosesseja lajitellessasi tehtäviä. On hyvä pitää ajanhallintamatriisi paikassa, jossa näet sen usein - tietokoneen aloitusnäyttö tai strategisesti sijoitettu paperikopio toimivat hyvin.

Ajanhallintamatriisin on tarkoitus tehdä muutakin kuin auttaa sinua tehtävien suorittamisessa. Se on myös tapa, jolla voit astua taaksepäin ja laittaa jonkinlaisen näkökulman tapaan, jolla tarkastelet kaikkia asioita, jotka haluat tehdä. Matriisin fyysinen kirjoittaminen auttaa sinua tekemään sen.

Lisää tiedot

Ajattele matriisiin lisäämäsi yksityiskohtia ensimmäisenä askeleena jokaisessa tehtävässäsi - eräänlainen hyökkäyssuunnitelma. Kun sijoitat jokaisen tehtävän Eisenhower-matriisiin, voit selventää lausuntojasi, lisätä muistiinpanoja, hajottaa suuren työn pienempiin ja lisätä sitten erilliset saavutusajat niille.

Jousta

Ajanhallintamatriisi ei ole kiveä. Ehkä tärkeät tai kiireelliset odottamattomat tapahtumat voivat näkyä milloin tahansa ja heittää huolellisesti suunnitellut suunnitelmasi pois aikataulusta. Saatat huomata, että kohteet vaihtavat paikkaa hyppäämällä kvadrantista toiseen.

Olet esimerkiksi saattanut sijoittaa työn, jonka määräaika on kaukana toisesta kvadrantista (tärkeä, mutta ei kiireellinen). Jos olosuhteet johtavat siihen, että et voi osallistua siihen lainkaan tai niin paljon kuin olisit halunnut, saatat huomata, että määräaika yhtäkkiä kohoaa pään yli ja melko vähän työtä on vielä keskeneräinen. Tämä tarkoittaa, että joudut törmäämään kyseiseen työhön 1. kvadrantille (tärkeä ja kiireellinen) varmistaaksesi, että sen määräaikaa noudatetaan.

6 Ajanhallintamatriisin käytön edut

1. Opit priorisoimaan: Kyky tunnistaa tärkeät asiat ja erottaa ne ympärilläsi olevista merkityksettömistä häiriöistä on korvaamaton taito. Kun työskentelet ajanhallintamatriisin kanssa, huomaat, että priorisointi muuttuu intuitiivisemmaksi. Eli voit nopeasti arvioida käsillä olevat tehtävät niiden merkityksellisyyden ja kiireellisyyden suhteen ja räätälöidä sitten lähestymistapasi vastaamaan niitä.
2. Sinusta tulee järjestäytyneempi:Eisenhower Matrix lisää järjestystä vastuiden hoitamiseen. Joten sen sijaan, että tekisit sattumanvaraisesti, tiedät, mitkä työt pitäisi tehdä ensin ja mitkä voit jakaa ajanjaksolle.
3. Opit päästämään irti:Ei vain häiriötekijät, joista opit päästämään irti, kun luotat ajanhallintamatriisiisi ohjaamaan sinua tehtäviesi suorittamisessa. Opit myös ymmärtämään, milloin et voi enää ottaa vastuuta ja kun on aika siirtää osa tehtävistäsi toisille.
4. Opit itsekuria:Itsekuri on tietoinen käytöksen hallitseminen. Se tarkoittaa keskittymistä enemmän positiivisiin toimiin, kun luovut negatiivisista. Tämä piirre kasvaa luonnollisesti matriisin kolmesta ensimmäisestä edusta: häiriöiden priorisointi, järjestäminen ja välttäminen.
5. Suoritat enemmän:Ollessasi järjestäytyneempi ja välttämällä ajanhukkaa, vietät enemmän ajastasi tärkeisiin asioihin, työskentelet tehtäväluettelosi läpi paljon nopeammin. Nuo 16 tuntia päivässäsi eivät yhtäkkiä näytä olevan niin lyhyitä!
6. Olet vähemmän stressaantunut:Melko usein suuri osa kokemastamme stressistä johtuu siitä, että meillä on liikaa tekemistä kerralla ja tunne, ettemme voi käyttää tarpeeksi aikaa kullekin toiminnalle. Ajanhallintamatriisin avulla voit aloittaa tehtäviesi ja aikataulujen noudattamisen, mikä eliminoi suuren osan stressistäsi.

Lähde: rawpixel.com

Jotkut henkilöt voivat toteuttaa ahkerasti ajanhallinnan laskentataulukon, kuten matriisin, yksin. Muille kuitenkin pieni koulutetun ammattilaisen neuvo ja opastus on täydellinen katalysaattori heidän aloittamiseensa. Onko sinulla ongelmia kroonisesta viivyttelystä, pysyvästi huonosti järjestäytyneestä tai jatkuvasti häiritsemättömistä asioista, jotka eivät ole tärkeitä ja kiireellisiä? Mitä aikaisemmin tavoitat apua, sitä nopeammin voit alkaa nähdä eron, jota ajanhallintamatriisi voi tehdä sinulle.

Jaa Ystäviesi Kanssa: